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Pôle administratif
- Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d’information
- Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents
- Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste
- Imprimer des documents, réalisation d’étiquettes (élaboration de publipostage)
- Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis…)
- Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec la déléguée territoriale (variables de salaire, suivi congés, planning équipe)
- Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives
- Participer à l’amélioration des procédures administratives de l’IREPS
Comptabilité
- Établir et enregistrer des devis et factures d’interventions dans un fichier, prestations et relances éventuelles
- Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais
- Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs
- Vérifier les relevés de compte
- Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité
Appui au travail de l’équipe
- Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel)
- Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation
- Gérer les aspects logistiques des activités de l’équipe :
- Appui à l’organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux, …
- Gestion des inscriptions liées à l’activité des formations de l’IREPS via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité (fiches d’émargement, dossier des participants, envoi de confirmation, réalisation et envoi d’attestations de présence, …).
- Réservation de salles
- Recherche de prestataires et recueil des devis
- Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant)
- Saisie de données d’activités dans les différentes bases de données
- Gérer et optimiser l’intendance (locaux, matériels, fournitures …) Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants
- Gestion des badges et des clés des locaux
- Le cas échéant, gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage)
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