Stage en gestion de documentation numérique

Le groupement d’intérêt public RESACOOP, réseau Auvergne-Rhône-Alpes d’appui à la coopération et à la solidarité internationale recherche un(e) stagiaire pour renforcer son équipe dans le cadre d'un projet de refonte de sa gestion documentaire interne.

Le contexte

Le GIP RESACOOP repense actuellement ses outils de travail et de communication (interne/externe) et dans ce cadre il a prévu : 

• de revoir la mise en œuvre et l’organisation de ses documents numériques internes.
• la refonte de son site internet
• de revoir sa base de données (projets et contacts)

Avec ses 28 années d'existence, RESACOOP a accumulé un nombre conséquent de données et de documentation technique. Par ailleurs, l'équipe composée de 12 personnes basées sur 2 sites géographiques (Lyon et Clermont-Ferrand), a  un recours régulier au télétravail et des déplacements fréquents. Cela pose notamment la question de l'accessibilité des données par les membres de l'équipe où qu'ils soient.

Les problématiques actuelles : Gestion des données internes

• des données stockées sur différents supports et outils
• un volume de données important mais pas de système de classification commun

Gestion de la base de données acteurs/projets : Avec plus de 3000 acteurs de la coopération internationale référencés dans sa base ainsi que les projets menés par ces derniers, RESACOOP a compilé un grand nombre de données depuis sa création. Avec la refonte des outils prévues, il est donc nécessaire de :

• Procéder à une mise à jour importante de la base de données
• Implémenter ces données actualisées sur les nouveaux outils (interne et externe)

Les objectifs et impératifs :

Concernant les données internes : > Mettre en place une organisation commune, avec une sémantique adaptée et une classification interne adaptée à nos activités et comprise/appropriable par l’ensemble de l’équipe. Cette classification devra se décliner sur les outils déjà sélectionnés en interne : un CRM et un système de cloud.

Concernant la base de données : > Une mise à jour tant sur le front office du nouveau site que sur le CRM interne avec une classification cohérente et pertinente sur ce dernier.

Période de mise en œuvre : entre février et juillet 2023

La mission proposée :

Sur une période de 4 à 6 mois, RESACOOP propose au (à la) stagiaire de :

• mener un audit des pratiques internes en termes de gestion documentaire et un référencement des besoins de l'équipe.
• proposer la mise en place d’un système de classement cohérent et facile à comprendre/mettre en œuvre par l'équipe en place et qui permette de croiser des données/informations entre les différents outils.
• participer à la création d’un « guide d’utilisation » pour le classement des données applicable au futur cloud et au CRM
• proposer les bases à la mise en place pour la création d’une base de connaissances commune.
• appuyer sur la mise à jour et l’implémentation des données sur les différents outils, en lien avec les membres de de l'équipe impliqués dans ces chantiers.

Les missions pourront très légèrement varier en fonction de l'avancement déjà effectué sur certains des volets sus-cités. Par ailleurs, le (la) stagiaire pourra ponctuellement être mobilisé(e) pour la participation/logistique sur différents temps organisés par RESACOOP.

Profil recherché

• Niveau bac+3 à bac+5 en information-documentation ou en gestion documentaire numérique
• Savoir-être : autonomie, capacité à travailler en équipe, adaptabilité, rigueur
• Connaissance solide des outils numériques type cloud et CRM
• Bonne maîtrise de la langue française et capacités rédactionnelles
• Une première expérience sur l'une ou plusieurs des missions proposées est un plus
• Un intérêt pour les dynamiques de réseau et/ou la solidarité internationale est un plus

Conditions d'exercice :

le (la) stagiaire travaillera en relation directe avec la responsable base de données et la responsable communication, en lien avec la directrice.

Durée de stage :

• 4 à 6 mois à partir de mars/avril 2023
• 35h par semaine. Télétravail envisageable une à deux journées par semaine.

Localisation : Au siège de RESACOOP - à Lyon 02

Rémunération :

• Indemnité légale de stage
• Titres Restaurant
• prise en charge de 50% de l'abonnement transport

Date limite de candidature : 19 février 2023