Assistant.e administrati.f.ve - CDI - H/F - LYON 3 - Rhône (69)

Poste assistante administrative/CDI- temps partiel-24 h/semaine

Responsabilités et activités :

1. Assure le 1er accueil des candidats aux parcours

• Assure l’accueil téléphonique pendant ses heures de présence
• Planifie des entretiens d’accueil sur les agendas des chargées de missions et de la coordinatrice
• Prend en charge les formulaires de contacts

2. Assure l’organisation administrative et logistique des actions (parcours, intra, animation réseau…) et veille à leur bon déroulement

• Organise et planifie les actions (dates, intervenants, réservation des salles) selon les processus définis
• Assure la relation avec les stagiaires et/ou donneurs d’ordre pour finaliser et compléter le financement des parcours (suivi OPCO, suivi dossier CPF, procédures de règlement particulières…)
• Saisie dans le logiciel de suivi des activités (FORMDEV) l’ensemble des données des actions (stagiaires, planning, noms des intervenants, données de financement et de facturation, validation des présences ou absences.
• Edite et envoie les conventions de formation ainsi que les factures afférentes
• Prépare les classeurs des participants et effectue la reprographie des supports pédagogiques des ateliers
• Gère le stock de matériel et de fournitures nécessaires à l’activité de l’association ; effectue les commandes et achats nécessaires
• Veille à la bonne organisation des locaux (rangement des salles, matériel pédagogique, coin café…)
• Consigne et archive les documents à conserver dans le cadre de la règlementation de la formation professionnelle : feuilles de présence, contrat et/ou conventions de formation, contrat de prestation de service avec les intervenants.
• Envoie, relance et compile les questionnaires de satisfaction
• Prend en charge la gestion administrative des actions animation réseau et ateliers promotion (saisie dans formdev, règlement des intervenants,…)

3. Contribue à la gestion administrative et financière de l’association

• Gère la facturation et l’encaissement concernant l’ensemble des activités de l’association
• Procède au règlement des factures fournisseurs (coachs accompagnateurs, honoraires prestataires, fournitures…)
• Transmet au cabinet d’expertise comptable l’ensemble des pièces nécessaires à l’établissement de la comptabilité de l’association (factures fournisseurs, relevés bancaires mensuels) ainsi que les informations nécessaires à la clôture des comptes de fin d’exercice.
• Prépare le Bilan pédagogique et financier à partir des données saisies dans le logiciel de suivi d’activités
• Met à jour la base de données adhérents à réception des adhésions et au fur et à mesure des inscriptions dans les parcours
• Veille au bon archivage physique et informatique des documents de l’association.

Profil et compétences :

• Diplôme : bac+2 en gestion administrative ou assistance de direction
• Expérience en gestion administrative  (et notions en comptabilité)
• Aisance avec l’outil informatique (notamment Excel, bases de données, logiciel comptable)
• Excellent relationnel, combinant une qualité d’accueil et d’écoute et une bonne assertivité et capacité d’adaptation à différents interlocuteurs : interlocuteurs externes, les stagiaires et le collectif interne
• Organisé.e, structuré.e, rigoureux.se
• Agilité et souplesse
• Autonomie, maturité et ouverture d’esprit

Lieu de travail : Lyon 3ème Métro Sans Souci

Temps de travail : CDI à temps partiel, 24h par semaine. La répartition du temps de travail sur la semaine sera à discuter sur la base : 2j complet + 2 *0.5j

Salaire :  2300€ bruts mensuels (base 35h)

Date souhaitée de démarrage : septembre 2024

Candidature : Merci d’adresser votre CV + lettre de motivation à christine.ranc@co-naissances.com avant le  7 septembre 2024