Chargé.e d'administration

Vous assurez la bonne gestion administrative, financière et sociale de la structure, et prenez part au pilotage des moyens généraux, en binôme avec la directrice. Vous contribuez au développement global des projets en participant aux comités de programmation et de pilotage. Vous intervenez en support des chargées de projets sur les questions administratives, sociales et financières des activités, et veillez à la bonne gestion administrative des projets. En lien avec l’équipe projet Pôlette, vous développez et organisez les activités de notre service d’accompagnement en administration et production Pôlette. Vous réalisez également une partie des prestations administratives.

GESTION ADMINISTRATIVE & FINANCIÈRE

• Veille sociale et juridique ;
•  Gestion administrative courante ;
•  Suivi des obligations associatives ;
•  Appui à la réalisation des dossiers de subvention et suivi administratifs ;
•  Saisie comptable sous Quadratus (factures achats, ventes, caisse, banque) ;
• Révision mensuelle des comptes et déclaration de TVA ;
•  Préparation de la clôture en lien avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes ;
•  Gestion de la trésorerie et des opérations bancaires ;
•  Facturation clients / fournisseurs, notes de frais.

GESTION SOCIALE & RH EN LIEN AVEC LA DIRECTRICE

•  Veille au respect des obligations sociales et de la législation ;
• Accompagnement administratif des membres de l’équipe (salariées, volontaires, alternante, stagiaires) : formalités d’embauches, suivi des congés payés et des récupérations…; 
•  Service civique : gestion des agréments et demande d’avenant.
•  Gestion de la paie des permanent·es et intermittent·es sous Spaiectacle ;
•  Relation aux différentes caisses de cotisations : salarié·es et auteur·rices.

ADMINISTRATION DE PRODUCTION EN COLLABORATION AVEC LES CHARGÉ·ES DE PROJET

•  Réponse aux requêtes administratives (gestion de dossiers, conventions, contrats, droits de cession, droits d'auteurs, facturations) en collaboration avec les chargées de projets ;
•  Supervision de l’ensemble des contractualisations de projets ;
•  Conseil aux équipes projets sur les questions d’embauche et de législation ;
•  Appui à la réalisation et suivi des budgets de projets.

ENCADREMENT

•  Pilotage et accompagnement d’une mission d’alternance en renfort administratif ;
• Participation à la définition des fiches mission de service civique, au processus de recrutement ;
• Accueil et accompagnement des volontaires sur les aspects administratifs et de formation.

PARTICIPATION À LA VIE QUOTIDIENNE DE L’ASSOCIATION

•  Implication dans la vie associative (séminaire, assemblée générale, chantier de réflexions en lien avec le conseil d’administration) ;
•  Participation à la vie de bureau dans ses tâches quotidiennes (réunions d’équipe, téléphone, courrier, entretien…).