Forum Réfugié recrute un·e assistant·e de direction de la DGA / Chargé·e de mission en CDI à Villeurbanne (69)

L’assistant(e) de direction travaille sous la responsabilité de la Directrice générale adjointe afin d’optimiser la gestion de l’activité de celle-ci et d’assurer la bonne mise en œuvre des procédures administratives internes. Il/elle assure les missions transversales ponctuelles ou durables que lui confie la DGA.

Il/elle s’assure de la bonne organisation du pôle administratif, composé également d’un technicien administratif et du secrétariat / accueil dont il/elle est le supérieur hiérarchique.

Il/elle travaille en binôme avec l’assistante de direction du DG qu’il/elle est amené(e) à remplacer (et réciproquement) et avec laquelle il/elle coordonne la circulation des informations internes et externes relatives au fonctionnement de l’association.

Ce poste se composera de la manière suivante :

1. Assistant(e) DGA :

- Organisation et mise à jour de l’agenda de la directrice générale adjointe, gestion de ses déplacements et des notes de frais ;

- Supervision du suivi et de l’archivage matériel et numérique des contrats, conventions et bilans, et remplacement du technicien administratif en cas d’absence ;

- Classement et archivage des dossiers suivis par la direction générale adjointe ; préparation des dossiers relatifs aux réunions et déplacements de la directrice générale adjointe ;

- Rédaction de projets de courriers, collecte des éléments utiles à leur rédaction ; prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunions ;

- Suivi et préparation administrative et logistique des réunions internes, notamment du comité d’encadrement et des séminaires internes ; soutien de l’assistante du DG dans l’organisation et la gestion des instances associatives (bureau, CA et AG) et du comité de direction.

2. Chargé(e) de mission :

- Participation à la démarche RGPD en qualité de délégué(e) à la protection des données ;

- Appui aux missions de la DGA en fonction des besoins (cellule Covid-19, gestion des astreintes, …).

Offre de recrutement Forum réfugiés – Cosi

Rémunération et avantages : sur la base de la convention collective FEHAP51, statut non cadre, salaire brut annuel entre 26167 € et 27998 € (selon expérience sur poste similaire),incluant prime conventionnelle de 5% versée bi-annuellement, mutuelle, CSE (Tickets restaurants, offres culturelles, etc.)

Profil :

- Bac + 2 en assistanat de direction ou diplôme de secrétariat, avec expérience de cinq ans minimum en tant qu’assistante de direction ;

- Parfaite maîtrise des outils informatiques (suite Office et autres logiciels d’usage courant) ;

- Très bonnes qualités rédactionnelles ; parfaite maîtrise de l’orthographe ;

- Anglais oral et écrit exigé ;

- Prise d’initiative, réactivité et proactivité, capacité à anticiper événements et échéances ;

- Capacité à prioriser et à travailler dans l’urgence ;

- Disponibilité (ponctuellement, réunions en soirée) ;

- Discrétion et confidentialité ;

- Qualités relationnelles ;

- Permis de conduire indispensable.