ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE FORMATION - CDI - H/F - Ecully (69) - Auvergne-Rhône-Alpes

Le Groupement d’Employeurs pour le Développement des Énergies Renouvelables en Rhône-Alpes (GEDERRA) réunit 11 structures de la Transition Énergétique et de l’Économie Sociale et Solidaire dans un objectif de mutualisation de l’emploi (plus d’informations sur notre page internet).

GEDERRA recrute un·e assistant·e administratif·ve formation pour une mise à disposition auprès d’un de ses adhérents : Solarcoop.

PRESENTATION DE LA STRUCTURE DE MISE A DISPOSITION

L’objectif de Solarcoop est d’influencer significativement la transition énergétique dans le cadre de projets photovoltaïques individuels et citoyens en appliquant des valeurs coopératives et éthiques. 

L’ambition de la Société Coopérative d’Intérêt Collectif Solarcoop est de faciliter la mise en œuvre d’installations solaires photovoltaïques individuelles, à travers 2 activités :

• La sensibilisation au solaire photovoltaïque, à travers la commercialisation de kits photovoltaïques à installer soi-même et la mise à disposition de ressources documentaires ou pédagogiques à usage des particuliers.
• L’accompagnement de particuliers lors de la mise en œuvre d’installations photovoltaïques de 3 à 9kWc : étude de faisabilité technique et financière / offre de prix, fourniture et pose par un installateur labellisé Solarcoop / élaboration du dossier administratif.  

Forte de 3 ans d’expérience au contact des particuliers, collectifs citoyens et installateurs, et consciente que la réponse aux besoins du marché sur tout le territoire doit être apportée par des artisans compétents dans le domaine, Solarcoop a décidé de structurer une nouvelle activité : la formation des professionnels du photovoltaïque.

Dans ce cadre, le pôle formation de Solarcoop, constitué d’un responsable, recherche un·e assistant·e administratif·ve pour lui venir en appui.

MISSIONS

Le poste s’articule autour de 3 missions principales :

Certification QUALIOPI

• Participation à la mise en place de l’ensemble des documents administratifs exigés.
• Centralisation de l’ensemble de la documentation et de toutes les démarches administratives, organisationnelles et financières sur un logiciel certifié.
• Veille concernant les évolutions réglementaires (FORMALERTE, CENTRE-INFO, …).
• Suivi et mise en œuvre des obligations réglementaires liées à la certification.
• Participation à la levée des écarts de non-conformité éventuels suite aux audits QUALIOPI.
• Mise en place d’indicateurs de suivi et de reportings.
• Suivi et mise à jour de procédures.

Agréments Qualit’EnR, voire Qualifelec

• Participation au montage des dossiers de demande d’agréments.
• Participation à la mise en place et au suivi de l’ensemble des documents administratifs exigés.
• Suivi du respect des obligations pour le maintien des agréments, mise en œuvre d’actions correctives, participation à la levée des écarts de non-conformité éventuels suite aux audits.
• Suivi des mises à jour des référentiels de formation.
• Participation à la correction des QCMs d’examens, envoi des résultats à Qualit’EnR et le cas échéant à Qualifelec.

Gestion administrative, financière et logistique des prestations de formation

• Côté intervenants
  • Gestion du planning.
  • Suivi de la contractualisation, du budget et du paiement des factures.
  • Recueil des supports de cours.
  • Recueil et traitement des retours sur les actions réalisées.
• Coté apprenants
  • Accueil téléphonique.
  • Établissement et suivi des dossiers stagiaires : traitement des inscriptions / envoi des conventions, tests de positionnement, convocations, supports de cours, attestations de présence, certificats, évaluation à froid / facturation et suivi des paiements.
• Coté OPCO : compléter et suivre les dossiers de financement.
• Coté logistique
  • En amont : réservation des salles, organisation des pauses et de la restauration, confirmation des intervenants, recueil des besoins en matériel des intervenants, préparation de documents (émargement, fiches d’évaluation, affichettes, chevalets, ...), gestion des liens d’accès.
  • Le jour de la formation : préparation de la salle, accueil des intervenants et apprenants.

L’assistant·e pourra être amené·e à contribuer à la promotion du centre de formation et à la recherche de financements en participant à des salons, forums ou autres événements dédiés à la formation professionnelle ou en contribuant à enregistrer certaines formations au RNCP et/ou auprès de FRANCE COMPETENCE.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplômes et expériences
  • Bac +2/3 en gestion des entreprises ou ressources humaines.
  • Avoir idéalement une expérience professionnelle dans le domaine de la formation continue et/ou dans celui des énergies renouvelables.
• Compétences et savoir-être 
  • Maîtrise d’un outil de gestion administrative de la formation compatible / Certification Qualiopi (ex : DIGIFORMAT).
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint
  • Organisation, capacité à gérer les priorités, respecter des échéances et un planning.
  • Réactivité et adaptabilité face aux imprévus.
  • Goût pour la polyvalence.
  • Sens du travail en équipe.
  • Aisance relationnelle et rédactionnelle.

CONDITIONS DU POSTE

• Contrat à durée indéterminée à temps à temps plein (35h/semaine). Possibilité d’un temps partiel sur la période estivale 2024.
• Lieu de travail : site de la plateforme de formation Solarcoop (site pressenti Valpré à Ecully 69).
• Télétravail partiel possible après une période d’intégration.
• Rémunération brute mensuelle entre 2 200 € et 2 500 € selon profil et expérience.
• Chèques déjeuner, prévoyance, mutuelle de groupe.
• Prise en charge par l’employeur de 50% de l’abonnement transport en commun ou indemnités kilométriques vélo.
• Poste à pourvoir dès que possible.