Pôle administratif Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d’information Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste Imprimer des documents, réalisation d’étiquettes (élaboration de publipostage) Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis...) Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec la déléguée territoriale (variables de salaire, suivi congés, planning équipe) Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives Participer à l’amélioration des procédures administratives de l’IREPS Comptabilité Établir et enregistrer des devis et factures d’interventions dans un fichier, prestations et relances éventuelles Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs Vérifier les relevés de compte Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité Appui au travail de l’équipe Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel) Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation Gérer les aspects logistiques des activités de l’équipe : Appui à l’organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux, … Gestion des inscriptions liées à l’activité des formations de l’IREPS via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité (fiches d’émargement, dossier des participants, envoi de confirmation, réalisation et envoi d’attestations de présence, …). Réservation de salles Recherche de prestataires et recueil des devis Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant) Saisie de données d’activités dans les différentes bases de données Gérer et optimiser l’intendance (locaux, matériels, fournitures …) Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants Gestion des badges et des clés des locaux Le cas échéant, gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage) Fonction Direction/Administration Localisation (ville) Lyon Localisation du poste (département) Rhône (69) Contact pour postuler Pour candidater : Transmettre par mail uniquement votre lettre de motivation et CV (format PDF) sous la référence « Assistante Adm IREPS ARA – ADES DU RHONE/Délégation 69 » avant le 25 aout. A l’attention de Stéphanie DESMAISONS, déléguée territoriale : recrutement@ireps-ara.org Contact pour des précisions sur le poste : Stéphanie DESMAISONS, déléguée territoriale : stephanie.desmaisons@ireps-ara.org Document appel-a-candidatures-assistante-admin-dd69.pdf Thématiques Ambition ESS Santé
